Iron Mountain Human Resources szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

Kezeld a munkavállalók adatait a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Tedd lehetővé, hogy jogosult munkatársaid könnyedén hozzáférjenek az indexált adatokhoz, miközben felszabadítod HR csapatodat a végeláthatalan papírozással töltött munkaórák alól.

2021. szeptember 17.6 perc
Iron Mountain Human Resources támogató szolgáltatás - 3 hölgy munkatárs egy megbeszélésen
Kezeld a munkavállalók adatait a jogszabályi előírásoknak megfelelően. Tedd lehetővé, hogy jogosult munkatársaid könnyedén hozzáférjenek az indexált adatokhoz, miközben felszabadítod hr csapatodat a végeláthatalan papírozással töltött munkaórák alól.

A kihívás

A HR a cégek egyik leginkább papírigényes divíziója. Az önéletrajzoktól kezdve, az állásinterjú értékelésen és a dolgozói adatokon át az exit interjúk anyagáig minden történést le kell dokumentálniuk a legtöbb vállalatnál. Ennek az óriási papírhalmaznak a kezelése időigényes és monoton, ráadásul még nagy helyigénnyel is rendelkezik, ami extra költségeket ró az operációs kiadások listájára. Kutatások azt mutatják, hogy egy cég dupla olyan hatékonyan tud növekedni, ha a HR csapatot is bevonják a stratégia alkotásba, viszont az adminisztrációs munkák időigényessége miatt a HR szakértők idejük nagyrészét azzal töltik, hogy a jogszabályoknak megfelelve kezeljék a jelentkezők és a dolgozók adatait. Ennek értelmében a HR csapatnak is rugalmasnak és agilisnek kellene lennie, de a legtöbb esetben vissza rántja őket a realitás talajára az előttük tornyosuló papírköteg. Hogyan lehetne mégis ezt a szakadékot áthidalni?


Mit jelent ez számodra?

  • A HR csapat ideje nagy részét adminisztrációs tevékenységgel tölti, ami csökkenti toborzási és stratégiai munkájuk hatékonyságát.
  • A személyes adatok papíron való tárolása kiemelkedő veszélyforrása a jogosulatlan hozzáférésnek.
  • A kézzel kezelt munkafolyamatok amellett, hogy nagyobb hibalehetőséget rejtenek, még időigényesek is.
  • A cég fejlődése és növekedése exponenciálisan megnövelheti a HR csapat adminisztrációs tevékenységeit.
  • A céges analóg archívumból nehéz, vagy szinte lehetetlen egyes dokumentumok visszakeresése, valamint céged ki van téve az iratok elvesztéséből eredő veszélyeknek is.

Mi lenne ha...

  • …egy egységes megoldást használhatnál, amiben könnyedén integrálhatnád az elektronikusan és a nyomtatottan létrejött dokumentumaidat?
  • …gyorsan és egyszerűen visszakereshetnél adatokat az archívumodból?
  • …minden személyes információt az adatvédelmi irányelveknek megfelelően tárolhatnál?
  • …HR támogató rendszeredet egyszerűen integrálhatnád már meglévő nagyvállalati rendszeredbe?
  • …csökkenne a HR csapatod adminisztrációs tevékenysége, és az ezzel járó pénzügyi kiadások is?
  • …egy kifinomult hozzáférési rendszerrel biztosíthatnád, hogy csak az lássa a jelentkezők és a dolgozók adatait, akiknek valóban engedélye van rá?
  • Érdekesség

    Tudtad, hogy a HR szakértők kénytelenek idejük nagy részét adminisztrációs tevékenységgel tölteni ahelyett, hogy HR stratégiai kérdésekkel foglalkoznának?

     

    Forrás: Forbes, The new HR management, 2013

Iron Mountain® Human Resources szolgáltatás

A Human Resources egy olyan szolgáltatás, ami segítségével végre a HR csapatod is kiélvezheti a digitális transzformáció adta könnyebbséget. Tedd biztonságossá a személyes és céges adatok tárolását, és kerüld el az ennek hiányából adódó jogi figyelmeztetéseket vagy büntetéseket. Human Resources megoldásunk lehetővé teszi, hogy HR csapatod végre teljes vállszélességgel bevonja magát a stratégia alkotásba, ezzel extra löketet adva céged fejlődésének, és a munkavállalói elégedettségnek.

Mit is jelent ez?

  • Automatizált folyamatok:
    Automatizáld a monoton feladatokat, mint például az ellenőrző listák készítése, vagy bizonyos dokumentumok keresése. Tedd HR csapatod számára könnyen elérhetővé azokat az iratokat, amikre éppen szükségük van munkájuk során.
  • Folyamat digitalizálás:
    Váltsd ki a jelenleg papíron adminisztrált folyamatokat, és csökkentsd a HR és a munkavállalók adminisztrációra fordított idejét.
  • Jogi és adatbiztonsági előírásoknak való megfelelés:
    A GDPR vagy a PCI-DSS többet nem fogja megkötni a kezedet a digitális átállás során, mert a Human Resources szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek eltárolásra.
  • Dokumentum digitalizáció:
    Lásd egy átlátható rendszerben digitális és digitalizált anyagaidat. Világszínvonalú irattárazási rendszerünknek köszönhetően nem kell aggódnod a fizikális anyagaid tárolása miatt sem, hiszen ezeket indexálva bármikor megtalálhatod saját archívumodban.
  • Kifinomult jogosultsági besorolások:
    Nagyvállalati igényekre szabott besorolási- és engedély rendszereket hozhatsz létre, ami a hozzáférések naplózására és a verziókövetésre is képes.
  • Titkosított adatátvitel:
    A digitalizálás és a tárolás során az adataid titkosítva lesznek, így kéretlen felhasználók számára érzékeny információid nem lesznek láthatóak.

A Human Resources szolgáltatásunk együttműködik más Iron Mountain® termékekkel is, mint a Digital Mailroom; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Az Iron Mountain® Human Resources feloldja a HR csapatot az adminisztrációval töltött tevékenységek nagy része alól, így már végre ennél sokkal fontosabb projekteken tudnak dolgozni, mint például a munkavállalói elégedettség növelése, a fluktuáció csökkentése, vagy a hosszútávú HR stratégia megalkotása, ami szinkronban van a cég növekedésével.