Fizikai és digitáis iratok egyidejű kezelése

A szó elszáll, a papír megmarad

Bár egyre nagyobb figyelmet kap a munkafolyamatok digitalizálása, automatizálása és ezekkel egyijdejűleg a papír alapú folyamatok fokozatos kiváltása, mégsem feledkezhetünk meg annak tényéről, hogy mind a mai napig elengedhetetlen részét képezi a papír a napi munkánknak.

Átmeneti időket élünk

Fontos belátnunk, hogy bár rengeteg törekvés van a világban az üzleti folyamatok fejlesztésére, lásd: felhő alapú eszközök, IoT, automatizáció és fokozott adatbiztonság, mégsem szabad megfeledkezni az érme másik oldaláról. Értve ezalatt a papír alapú dokumentumok fontosságát a szerződések, hitelesítések és a jóváhagyások során. Ha pontos világképet szeretnénk festeni arról, hogy hol is tartunk jelenleg, a helyes kifejezés az átmeneti időszak lenne. Egy olyan időszak, ahol bár rengeteg új, hasznos és érdekes innováció vált részévé az életünknek, de mindezek mellett nem feledkezhetünk meg a régi vágású folyamatokról, sem azok eszközeiről.

Hibrid megoldások kellenek

A hatékonyság növelése érdekében a helyes megközelítés egy olyan keretrendszer kialakítása, ami párhuzamosan biztosít digitális folyamatalapú fejlődést és megfelelő papíralapú dokumentum kezelést. Egy úgynevezett hibrid megoldás.

Keresztbe kasul a fizikai és a digitális között

De ez csupán a kezdet. A valóság, mint mindig, komplikáltabb annál, minthogy két dolog egymás mellett kényelmesen tud lenni a saját medrében. Ha górcső alá veszünk bármilyen nagyvállalati folyamatot azonnal megfigyelhető, hogy a digitális és a papír alapú folyamatok egymást átívelve, egymásból következően vagy egymást kiegészítve történnek. A cél, hogy a régi és az új sose hátráltassa egymást, hanem egymást segítve a lehető legnagyobb hatékonyságot biztosítsák.

A megoldás a helyes folyamatintegráció

A hatékonyság elérésének első lépése az egyes üzleti folyamatok pontos feltérképezése. Látni mi digitális és mi nem az. Igyekezni, hogy a digitális folyamatok kerüljenek túlnyomó többségbe ezzel is csökkentve az adminisztrációs terheket, a repetitív munkavégzést, és növelni a skálázhatóságot. Digitális oldalon szintén kiemelkedően fontos a folyamatok sablonizálása és egységesítése. Minél kevesebb az eltérés az egyes munkafolyamatok között, annál jobb. Így könnyítve a futó projektek átláthatóságát.

Mint említettük igyekszünk minimalizálni a papírt, de persze teljesen nem lehet kiiktatni. A döntéshozatalok végén az írásos, papír alapú formátum jogi szempontból elengedhetetlen és emiatt fontos részét képezik a folyamatoknak. Ez mégsem jelenti azt, hogy az aláírást követően azonnal ne jelenjenek meg digitális formában. Igyekezzünk minden papír alapú dokumentumról akár visszamenőlegesen is digitális változatot készíteni, amiket a munkafolyamatokba tudunk illeszteni. Így könnyen visszakereshetőek és használhatóak lesznek, gyorsítva ezzel a folyamat átfutásának sebességét.

De mégis mit tegyünk a papírral?

Még ezek után is a papírok csak folyamatosan gyűlnek a gyűrűs mappákban és egyre több helyet foglalnak a szekrényen. Erre a helyes megoldás a megfelelő tárolás. Ha egy hasonlattal kellene élni, a legjobb talán a felhőszolgáltató szerverparkok példája lehet. Csakúgy, mint a legfontosabb digitális adatok kezelése, mára már a papír alapú dokumentumok kezelésének kiszervezése is elterjedt folyamat. Erre szakosodott csapatok képesek biztonságos tárolást és hatékony kezelést biztosítani igény szerint.

Hogyan fusson párhuzamosan a fizikai és a digitális vonal?

A folyamatok során fontos belátni hogy bár a napjainkban elterjedt dokumentumkezelő rendszerek képesek egyidejűleg kezelni mint a digitális mint a papír alapú folyamatokat, mégsem biztosítanak azonnali és teljes körű átláthatóságot a megfelelő irányelvek bevezetése nélkül. Elektronikus esetben könnyű a papírt digitalizálni és csatolmányként egy űrlaphoz illeszteni de ennek a fordítottja már nem ennyire triviális.

Fontos a párhuzamos kezelés. Minden ami papír alapon fellelhető annak egyidejűleg legyen digitális változata is. Mint a papír alapú mint a digitális dokumentumok hasonló módon hasonló elrendezésben kerüljenek tárolásra. Ezzel könnyítve a visszakereshetőséget és csökkentve a emberi hiba és a papírok keveredésének valószínűségét.

A felelősségi körökön is nagy hangsúly kell legyen. Csakúgy mint a digitális folyamatok esetében az elővett papírok kapcsán is egyértelműen látszódnia kell kinél van, milyen okból, milyen változtatásokon esik át és mikorra kerül vissza a rendeltetési helyére. Ezt követően minden ami a papírral történt digitális formában is megjelenik mint nyilvántartási bejegyzés. Így tiszta képet kap a vállalat és az üzleti vezetők arról ki mivel foglalkozik elkerülve a földre eső feladatokat és biztosítva a határidők betartását.

Egy ideális vállalati környezetben

Összegezve egy ideális hybrid munkafolyamat kezelést a következőket kell figyelemben tartani:

• A folyamatok egységesítése és digitális sablonosítása.
• Tisztázni a folyamat hol igényel digitális támogatást és hol van szükség a papírra.
• A papír alapú és a digitális dokumentumok párhuzamos és egyidejű kezelése.
• A tárolás mind a két esetben egy és ugyanazt a logikát kövesse.
• A felelősségek letisztázása és állandóan frissülő nyilvántartása.
• A teljes átláthatóság biztosítása a fent elmondottak alapján.

Iron Mountain

Mint hibrid folyamat kezelési szakértők az Iron Mountain csapata örömmel nyújt segítséget a nagyvállalatok számára, egy hibrid folyamat rendszer felmérésében, kialakításában és kiépítésében. Örömmel segítünk.