HOGYAN MŨKÖDIK

Hogyan működik: Megfelelő nyilvántartás-kezelési program

Az Iron Mountain egy hatlépéses módszert használ a megfelelő nyilvántartás-kezelési program fejlesztése során.

1. Szervezés – Határozza meg a program terjedelmét– üzleti egység, iparvállalat, nemzetközi, stb., – és állítsa fel a szervezeti egységek irányításban, megvalósításban és az irányítási szinteken ellátott feladatait és felelősségeit.

2. Felmérés – Azonosítsa, milyen iratok léteznek, és hol vannak elhelyezve; vizsgálja meg a létező irányelveket és eljárásokat; azonosítsa a bizonytalan területeket; elemezze a törvény által előírt megőrzési előírásokat; értékelje a létező megvalósítási lehetőségeket, majd készítsen egy általános tervet.

3. Fejlesztés – Azonosítsa a rekordok típusait; leltározza az adattárakat; készítsen egy mindenre kiterjedő adatosztályozó rendszert; azonosítsa az adatmegőrzési követelményeket minden területre; rendelje hozzájuk a törvény által előírt megtartási időtartamot, kockázati szempontokat és műveleti szükségleteket; végül dolgozzon ki egy átfogó adatmegőrzési ütemtervet, amely ellentmondásmentes szabályokat állít fel az egész vállalat számára.

4. Megvalósítás – Szakaszokból álló művelet, amelynek során először megvalósítjuk az átfogó alapprogramot, utána megvalósítjuk a legígéretesebb lehetőségeket a kockázat és az üzleti érték alapján rangsorolva. Összeállítjuk a mindent lefedő vállalati irányelveket és eljárásokat minden egyes alkalmazáshoz; a létező bejegyzésekre alkalmazzuk a megtartási ütemtervet; eltervezzük és lebonyolítjuk a személyzet képzését; végül elindítjuk a hivatalos programot.

5. Kezelés – A biztonság, hozzáférés és adatbiztonság hatékony kezelése érdekében ragaszkodnunk kell a besorolási és megsemmisítési jelentések igazolások általi ellenőrzéséhez; oktatást tartunk, megbeszéléseket és a képesítési programokat; frissítjük a megtartási terveket, irányelveket és eljárásokat; megtervezzük és biztosítjuk a programkarbantartás, hatályba léptetés, felülvizsgálat és továbbfejlesztés költségvetését; biztosítjuk az üzleti egység kellő felügyeletét.

6. Felülvizsgálat – Évente átnézzük a fontosabb összetevőket, azonosítjuk a hiányosságokat, teszteket végzünk a könyvvizsgálati szempontok szerint, felbecsüljük a kockázatkezelés és költséggazdálkodás hatékonyságát a nyilvántartás-kezelés irányító bizottságával, készen állva a fejlesztési javaslatokra, és a javító intézkedések mellett érvelni.