|
Az e-mail gyors, könnyű – és kockázatnak teszi ki a vállalatokat
Az e-mail mindenütt jelen van és rendkívül költséghatékony üzleti eszköz.Az IDC becslése szerint az üzleti e-mailek teljes mennyisége 2006-ban 1 milliárd gigabájt lesz.
A kockázatfelmérés szempontjából, bármi, ami ilyen mennyiségű és értékű, a problémák lehetséges forrását képezi, és az e-mail minden bizonnyal ilyen.Például, az e-mail üzenetek gyakran az első célpontot képezik a peres ügyekben. Az e-mail tartalma esetleg nem helyénvaló, vagy törvénytelen, különösen, ha a címzettekhez való eljuttatása a titoktartást sérti, vagy személyes fenyegetettséget jelent.A szabályozások arra kényszerítik a vállalatokat, hogy az e-mail üzeneteket hosszú időn keresztül megőrizzék, aminek eredményeképpen a tárolási szükségletek és költségek drámai módon megnövekednek.Az e-mail gyakran kedvelt fegyvere a hackereknek, akik vírust akarnak terjeszteni, vagy információt, személyazonosságot akarnak ellopni.
Az Iron Mountain segíteni tud Önnek az email életciklusának kezelésében
Az e-mail kezelése átfogó képesség, amely az e-mailek valamennyi szempontját figyelembe veszi:e-mail üzenetek és a csatolmányok létrehozása, elküldése, biztosítása, tárolása, megsemmisítése.
Bevált elektronikus nyilvántartás-kezelési irányelveinket és gyakorlatunkat az Ön e-mail által támasztott kihívásaira alkalmazva, az Iron Mountain a következőkben segíthet:
- Egy jogilag hiteles e-mailkezelő programot hoz létre, amely szervesen képes együttműködni meglévő technológiájával
- Csökkenti az e-maillel kapcsolatos peres ügyek kockázatát, biztosítva, hogy a nem megfelelő üzenetek felderítésre kerüljenek még elküldés előtt, és a jóváhagyott tartalom megfelelőképpen védett legyen a jogosulatlan betekintéssel szemben
- A hivatalos betekintési költségek csökkentése az e-mail üzenetek mennyiségének csökkentésével, a megőrzési és megsemmisítési irányelveknek megfelelően, valamint az e-mailek hatékonyabb indexelése és archiválása révén
- Az e-mail kezelés teljes hatékonyságának javítása kiegészítő szolgáltatásokkal, például az e-mail archiválása és biztonsági mentése révén, amelyeket a meghibásodás esetén gyorsan aktiválni lehet.
Bevált módszerek a kockázat, bonyolultság és költségek csökkentésére
Az Iron Mountain strukturált, bevált e-mailkezelési módszereket kínál, amelyek a lehető legkisebbre csökkentik a kockázatot, költségeket és bonyolultságot, amelyekkel a szervezetnek szembesülnie kell, ha az e-mail kommunikációt saját maguk kívánják kezelni:
- Rendszerfelmérés – Ez az alapja a sikeres e-mailkezelésnek. Ez egy alapos áttekintést foglal magába az Ön üzenetküldő rendszereiről, valamint egy elemzést az aktuális adminisztrációs gyakorlatokról és követelményekről.
- Kiértékelés – A következő lépés a felmérés által szolgáltatott adatok formális elemzése, amely leírja a kockázatokat, a javítási lehetőségeket és ajánlásokat fogalmaz meg a kockázatnak való kitettség csökkentésére az Ön jelenlegi gyakorlatában, irányelveiben és eljárásaiban.
- Megvalósítás – Ebben a szakaszban együttműködünk Önnel, hogy az ajánlásokban prioritásokat fogalmazzunk meg, és egy részletes megvalósítási tervet dolgozzunk ki, amely meghatározza a viszonyítási pontokat, időbeosztásokat, költségeket, valamint a személyzeti és képzési követelményeket.
|
