Az Iron Mountain Smart Sort szabaddá tette az utat a tulajdonosváltáshoz

Ügyfeleink sikertörténetei

Ennek a kihívásnak a megoldására kínálja az Iron Mountain a Smart Sort rendszerét - egy olyan munkafolyamatmegoldást, amely lehetővé teszi, hogy nagyszámú iratot keress, válogass, rendszerezz és kezelj akár szoros időkorlátok között is.

2023. január 18.5 perc

Letöltés

Az Iron Mountain Smart Sort szabaddá tette az utat a tulajdonosváltáshoz

Egy vállalat eladása során a kapcsolódó irattárak gondos feltárása és kezelése - annak meghatározása, hogy mely aktákat kell átadni a vevőnek, és melyeket kell az eladónál hagyni - összetett feladat lehet. Ez potenciálisan több ezer (vagy még több) dokumentum felülvizsgálatát teheti szükségessé, szoros határidőn belül, az összes szabályozási, adatvédelmi és jogi követelmény szigorú betartása mellett.

Korábban ezt a feladatot manuálisan végezték el a szakemberek és elemzők, akik az egyes dobozokban lévő aktákat ellenőrizték. Az utóbbi időben azonban az iratokat már beszkennelik és digitálisan dolgozzák fel.

A módszertől függetlenül ez egy időigényes és költséges folyamat. Még nagyobb kihívást jelent, ha (mint ahogy az gyakran előfordul) az akták több irattárban (telephelyen belül és kívül) vannak tárolva, és többféle irattípus keveredik ugyanabban a tárolódobozban.

Hogyan működik a Smart Sort?

A szervezet kulcsfontosságú üzleti alkalmazásaiból származó alapvető információkat (pl. biztosítási kötvényszámok) a Smart Sort összeköti a beolvasott vagy begépelt irat azonosítóval. Az eredmény egy naprakész fájlszintű lista, amely leképezi az összes irat helyét az egyes dobozok szintjéig, így automatikus döntéseket lehet hozni arról, hogy az egyes iratokat hogyan kell kezelni az azonnali üzleti igények kielégítése érdekében.

Nézzük meg, hogyan használták a Smart Sort-ot egy összetett tulajdonosváltási folyamat támogatására.

Hogyan használta ki a Smart Sort előnyeit az egyik vezető biztosító társaság?

Szituáció

Egy nagy amerikai biztosítótársaság két új tulajdonosnak adta át üzletágának egy részét. 12 hónap alatt 1,9 millió biztosítási kötvényt kellett kikeresni és átadni a két új tulajdonosnak.

Kihívás

A tulajdonosváltás alatt álló vállalat hamar felismerte, hogy iratkezelési folyamatai megnehezítik a 12 hónapos határidőn belül történő iratcserét. Például a biztosítási kötvényeket gyakran különböző módon leltározták, így azok más típusú iratokkal keveredtek. Emellett a nyilvántartások rendezésére és átadására szolgáló belső erőforrások és hatékony eljárások hiánya lehetetlenné tette a megadott határidőn belüli teljesítést.

A Smart Sort használat közben

Az Iron Mountain iratkezelő csapatának szakemberei azonnal munkához láttak. A Smart Sort teljes körű kihasználásával, valamint a vállalat alapvető üzleti alkalmazásaiból származó releváns információkkal együtt gyorsan képesek voltak:

Információt biztosítani az egyes iratok átadásáról vagy megtartásáról szóló döntések meghozatalához
Azonosítani a tulajdonosváltás miatt érintett specifikus szabályzatokat
Rendezni és hozzárendelni az összes dokumentumot azok új tulajdonosához
Megjelölni minden iratot aktív vagy inaktív státusszal
Létrehozni egy naprakész, fájlszintű listát, amely az összes irat helyét az egyes dobozok szintjéig tartalmazza.

A Smart Sort használatának előnyei

Azonnali előnyök

Könnyen kezelhető, automatizált rendszer

Részletek

Könnyen kezelhető, automatizált rendszer

A vállalatnak könnyen kezelhető, automatizált rendszere van annak eldöntésére, hogy milyen iratokat adjon át az új tulajdonosoknak.

Az előírt határidő betárásának sikeressége

Részletek

Az előírt határidő betárásának sikeressége

A megfelelő iratok a 12 hónapos előírt határidő betartásával továbbításra kerültek.

A projektet rövidebb idő alatt és alacsonyabb költséggel sikerült befejezni

Részletek

A projektet rövidebb idő alatt és alacsonyabb költséggel sikerült befejezni

A projektet rövidebb idő alatt és alacsonyabb költséggel sikerült befejezni, mint ami a saját erőforrások felhasználásával lehetséges lett volna.

Hosszú távú előnyök

A tulajdonosváltáson túlmenően a Smart Sort által létrehozott naprakész iratlistázás lehetővé teszi a biztosító számára az iratkezelés további finomhangolását, a költségek csökkentését, valamint a megőrzési és megsemmisítési döntések megkönnyítését és jogszabályi megfelelést.

A Smart Sort lehetővé tette a cég számára, hogy:

Felgyorsítsa az iratok felkutatását
Növelje az iratok megtalálási arányát
Megalapozott döntéseket hozzon arról, hogy mely iratok semmisíthetők meg, és melyeket kell megőrizni.
Megszüntesse az összekevert dokumentumok problémáját, lehetővé téve a doboz szintű megsemmisítési döntések meghozatalát.
Csökkentse az irattárolás helyigényét, minimalizálva ezzel a költségeket és megkönnyítve az irodák átalakítását.
Könnyebben teljesítse a jogi és más releváns megőrzési és megfelelési követelményeket.

Tudj meg többet a Smart Sort-ról

Bármely üzleti folyamat, amely magában foglalja az iratok rendezését és rendszerezését, profitálhat a Smart Sort rendszerből.

Ha többet szeretnél megtudni vagy információt kérnél, fordulj közvetlenül az Iron Mountain ügyfélmenedzseredhez.

Látogass el a Smart Sort weboldalára, vagy töltsd ki ezt az űrlapot, és a megjegyzés rovatba írd be a “Smart Sort” szót.

Részletek

Kapcsolódó szolgáltatások

Iron Mountain Smart Sort

Nagy mennyiségű irat rendezése, rendszerezése és kezelése. Ismerd meg, hogy az egyszerű és költséghatékony Iron Mountain Smart Sort hogyan segíthet az irattárad feletti teljes kontroll megszerzésében.

Irattárolás külső helyszínen

Praktikus tanácsok és átfogó adatkezelés külső helyszínen olyan vállalkozásoknak, amelyek az előírásoknak megfelelő, biztonságos tárolási és felügyeleti megoldásokat szeretnének. Magas védelmi szinttel ellátott, az előírásoknak megfelelő létesítményekben helyezzük védelem alá az iratait.

Miért válaszd a Smart Sort megoldást?

A Smart Sort kiváló választás minden olyan folyamathoz, ahol nagy volumenű iratállomány gyors és pontos rendezésére és rendszerezésére van szükség, mint például: