Rezsicsökkentés pénzügyi automatizációval

A rezsicsökkentés nemcsak magánéletünkbe, hanem az üzleti szférába is egyre jobban beférkőzi magát, hiszen a vállalatoknak is meg kell küzdeniük az egyre magasabb árakkal.

Ebben a cikkben azt vesszük szemügyre, hogy milyen aktuális kihívásokkal kell szembe nézniük a vállalatoknak, mit tehetnek ezek ellen és konkrét példát is mutatunk arról, hogy hogyan segít ebben a pénzügyi automatizáció.

A vállalatok aktuális kihívásai, azaz miért van szükség rezsicsökkentésre

Első lépésként érdemes leszögeznünk, hogy alapvetően kétféle hatást különböztethetünk meg, amelyek befolyásolják a vállalat üzletmenetét; az első az, amire nem tudunk hatással lenni, például a globális gazdasági helyzet, a második pedig azok a vállalati és folyamatbeli kihívások, amelyeket a cégnek módjában áll kontrollálni.

1. Globális kihívások
   Ilyen nehézség például a gazdasági helyzet, az infláció, a valuta árak vagy az energiaárak is. Ezek a faktorok nagymértékben hatással vannak a cég életére, viszont ezekhez csak idomulni és adaptálódni tudunk, közvetlen hatást nem tudunk rájuk kifejteni. Ennek ellenére ezek is komoly elakadásokat jelenthetnek az üzletmenetben, például eurós kifizetések vagy euró alapú számlázásra való áttérésnél, ahol naponta többször fel kell tennie a cégnek a kérdést, hogy mikor írja alá az adott szerződést a legoptimálisabb végkifejlet miatt.
2. Vállalati kihívások
   A vállalati kihívások csoportjába tartozik a fluktuáció, az erőforráshiány és a munkaerő lassú pótlása. A covid időszakkal ellentétben - ahol azt figyelhettük meg, hogy a munkavállalók nagyon ragaszkodtak a munkahelyükhöz -, most akár tömeges munkaerő vándorlást vagy munkahely váltást is megfigyelhetünk a folyamatosan hallható gazdasági bizonytalanságok miatt. Ezeken felül akár tömeges leépítésekkel is találkozhatunk.
3. Folyamatbeli kihívások
   Ezek azok a nehézségek, amelyek közvetlenül lassítják le az ügymenetet a vállalaton belül, mint például az elhúzódó folyamatok, a skálázhatóság hiánya vagy a túlzott adminisztráció. Ezeknél azt figyelhetjük meg, hogy nagyon magas a manuálisan végzett feladatok mennyisége és a folyamat-automatizáció mértéke szinte egyenlő a nullával, ami óriási teher mind a munkavállalók, mind a vállalat számára hosszútávon.

Hogy tud manapság egy vállalat jövőálló, azaz reziliens lenni?

Mind a már meglévő partnereinknél, mind az új megkereséseknél gyakran terelődik a szó a költségek csökkentésére, a dinamikusan változó környezethez való alkalmazkodásra és a folyamatok automatizálására vagy hatékonyabbá tételére is. Erre nagyon jó példa a számlázás kérdésköre, hiszen minden üzleti folyamat a számlafeldolgozással kezdődik.

Egészen az elmúlt időszakig a számlafeldolgozás 100%-ban manuálisan történt. Viszont a jelenlegi technológiáknak hála már nagyfokú automatizációt lehet alkalmazni ezen a területen, ami jelentős erőforrásokat takaríthat meg. Ennek oka az, hogy a számlák feldolgozása mindig azonos módon történik, így egy kialakított, sablonalapú keretrendszeren alapuló folyamat-automatizáció maradéktalanul kezelni tudja ezt a feladatkört.

Tapasztalatunk szerint a számlafeldolgozás automatizációja előszobaként szolgálhat a vállalat további területeinek automatizálására is, hiszen segítségével nőhet a technológiába vetett bizalom, hiszen nagyfokú hatásnövekedést eredményez.

A számlafeldolgozás automatizálása

A számlakezelés automatizálásával hatékonyabbá tehetjük a cég működését és csökkenthetjük a kiadásokat. De hogy néz ki ez a folyamat a gyakorlatban?

Egy számla életútja

Bár tudjuk, hogy manapság már egy számla érkezhet elektronikus formában is, példánkban maradjunk a hagyományosabb, postai úton vagy futárszolgálattal érkező, nyomtatott számla eseténél.

1. Postai érkeztetés, átvétel, amelyet a recepciós vagy office manager kolléga végez.
2. Adatrögzítés arról, hogy mikor, honnan érkezett ez a levél, hogy követni tudjuk az életútját.
3. Ezután következik a bontás, majd a kollégának ki kell válogatnia az érkezett dokumentumok közül a számlát, és el kell döntenie, hogy a boríték tartalmazott-e olyan más iratot, amit esetleg személyesen kell átadnia az illetékesnek.
4. A szkennelés előtt fontos lépés a szkennelés előkészítése is, ugyanis ezek gyakran tartalmaznak kapcsokat, amelyeket el kell távolítani vagy a papírokat ki kell hajtogatni.
5. Bár a szkennelés csak néhány pillanatot vesz igénybe, az elektronikus formátumot át kell nevezni, a megfelelő helyen kell tárolni és iktatni is kell. Vannak cégek, amelyek ezt vonalkóddal oldják meg, vagy egy Excel táblázatban rögzítik. Viszont fontos azt is látni, hogy innentől ketté válik az elektronikus irat és a nyomtatott példány életútja és mind a kettőt külön kell kezelni.
6. Ezután jön az archiválás. Amennyiben hitelesen szkenneltünk egy iratot, akkor a nyomtatott példány kikerülhet az életútból, ellenkező esetben viszont azt is tárolnunk kell a törvényi előírások szerint 8 évig. Ez a tárolás történhet külső helyszínen, vagy az iroda területén is.
7. Fontos, hogy mind az elektronikus, mind a nyomtatott dokumentum elérhető legyen a hivatalos szervek és a kollégák számára, hogy ne legyen fennakadás a munkamenetben.
8. A következő lépés az adatkinyerés, viszont egy felmérés szerint a hazai vállalatok 68,5%-a még mindig manuálisan végzi a számlákról történő adatkinyerést, ami azt jelenti, hogy vagy a papírról, vagy a monitorról nézve rögzítik az adatokat. De olyan esetek is előfordulnak, amikor a vállalatok kezdetleges adatkinyerő szolgáltatásokat használnak, amelyek megoldják ezt a helyzetet, de az általuk kinyert adatokon még finomítani kell. Ezért is jelent meg a piacon az igény egy olyan teljeskörű szoftverre, ami maradéktalanul fel tudja dolgozni a számlán szereplő információkat.
9. A számlafeldolgozás következő fázisa a hiba ellenőrzés, ami a legtöbb esetben manuálisan zajlik. Ennek oka az, hogy ezt a folyamatot az elmúlt évtizedek során saját kezűleg végeztünk, már megbízunk ebben a rendszerben és nagyon nehezen adjuk ki a kezünkből. A számla formai ellenőrzése után kerülnek ezek a dokumentumok osztályozásra, tovább küldésre és engedélyeztetésre.
10. Eközben létrejön egy újabb archiválási kötelezettség, ami itt már az elektronikus pdf archiválását jelenti, amelyet leghatékonyabban a megfelelő technológiával lehet kivitelezni.
11. Az életciklus utolsó lépése az, amikor a számlainformációk eljutnak a könyvelő, ERP vagy DMS rendszerbe. Sok esetben ezt még mindig egy Excel táblázattal oldják meg, de ideálisan ezek automatikusan átkerülnek az alkalmazott kritikus üzleti szoftverekbe. Ez az a pont, ami több hibalehetőséget tartalmaz, viszont nagy jelentőséggel bír, hiszen az ezekbe a rendszerekbe érkező adatokon alapulva hozunk döntéseket, készítünk kimutatásokat, de a kontrollingnak is ez az alapja.

Ez az a komplex, gyakran robosztus és időigényes folyamat, amelyet automatizálni lehet az erre specializált rendszer alkalmazásával.

Hogy lehet hatékonyabb a számlakezelés folyamata és hol vannak a megtérülési pontok?

1. Postai érkeztetés
   Az első olyan megtérülési pont, amelyet alkalmazni lehet, az nem más, mint a postai érkeztetés kiszervezése, amelyre az Iron Mountain Mailroom szolgáltatása ad választ. Az Iron Mountain rendelkezik egy erre szakosodott csapattal, akik segítenek abban, hogy a cégnek ne kelljen az érkeztetéssel, a boríték bontással és az adatok rögzítésével bajlódnia, hiszen ez rengeteg hibafaktort rejt magában. Az Iron Mountain dedikált csapata időben, határidőre, ellenőrzési pontokkal ellátva tudja elvégezni ezt a feladatot. Ezen a területen kiemelten fontos, hogy a periodikusan beérkező számlák időben beérjenek a megfelelő teljesítési helyre.
   
   Kinek való a Mailroom szolgáltatás?
   
   A Digitális Mailroom-ot azoknak a cégeknek ajánljuk, akiknek:
   
   
   • sok levele érkezik,
   • fontos, hogy a levél tartalma gyorsan eljusson a rendeltetési helyre,
   • digitalizálni akarnak,
   • kiszámíthatóságot akarnak,
   • vagy sok beszállítói partnerrel rendelkeznek.
2. Szkennelés
   A szkennelés a második olyan megtérülési pont, ami automatizálás vagy kiszervezés esetén hasznot hoz a vállalat számára. A nyomtatott dokumentum digitalizálásának menedzsmentje bonyolultabb, mint ahogy az első hallásra tűnik, ezért sok vállalat szenved elakadásoktól ennél a munkafázisnál. Míg maga a szkennelés egy gyors folyamat az ehhez szükséges előkészítés és az utána következő indexálás már sokkal bonyolultabb, ha egy cég nem rendelkezik ehhez fix munkafolyamatokkal és rendszerekkel.
   
   Gyakori problémaként merül fel a szkenner típusa is, ugyanis sok cég nem rendelkezik kifejezett dokumentum szkennerrel, így még lassabbá válik ez a munkafázis. Ezen felül nehézséget jelenthet még a dokumentumok, vagyis a pdf-ek elválasztása is, vagy az analóg és digitálisan beérkező dokumentumok egyvelegének kezelése. Továbbá még azt is számba kell venni szkennelésnél, hogy az esetlegesen használt adatkinyerő rendszernek milyen formátumú iratra van szüksége ahhoz, hogy az el tudja látni a feladatát.
   
   
3. Iktatás
   Az iktatás jó esetben már egy központosított számlakezelő rendszerben történik Excel helyett. Viszont itt is meg kell vizsgálnunk azt a kérdést, hogy hogyan lehet strukturálni a strukturálatlan adatokat, azaz hogyan jutunk el oda, hogy a beszkennelt számlaadatok helyesen kerülnek be a megfelelő rendszerbe.
   
   Az elmúlt években már a NAV-tól is le lehet kérni kritikus számla adatokat, amelyekről sokan tévesen azt gondolják, hogy ezek megfelelő alapul szolgálnak a könyveléshez. Viszont a realitás az, hogy ezek nem tartalmazzák az összes adatot, amelyre a könyvelésnek szüksége van, itt nincsen meg az eredeti bizonylat, ami megadná az áfa bevallási lehetőséget, valamint hamarabb kaphatjuk így meg az adatot, mint magát a számlát, amiről még el sem döntöttük, hogy befogadjuk-e, vagy kiállítási hiba miatt vissza kell küldenünk módosításra.
   
   Ezért is kritikus, hogy olyan specializált eszközökkel rendelkezzünk, amelyek teljes mértékben a vállalat igényeire szabhatók és automatizálni tudják a felmerülő munkafázisokat.

Milyen megtérülésre lehet számítani a számlakezelés automatizálásánál?

• 3 év tapasztalata alapján látjuk, hogy évente körülbelül 10.000 számla kezelésének automatizálása esetén 1-1,5 fő teljes munkaidős kolléga erőforrását lehet felszabadítani. Így a kolléga teljes munkaideje felszabadulhat, akit más, kritikusabb feladatok ellátására allokálhatunk.
• A befektetés 1-3 éven belül megtérül. Minél több számlával rendelkezik egy vállalat, annál hamarabb térül meg a befektetett összeg. Az adatkinyerés automatizálásának bekerülési költsége egy munkatársnak az éves bruttó bérének 70-80% közé esik.
• Az implementáció után az eddig ezzel foglalkozó kolléga munkaidejének 50%-a azonnal felszabadul, ugyanis itt nincs szükség hosszas tesztelési fázisokra. Így a munkavállalót át lehet tenni egy másik helyre, hogy más területen teremtsen értéket, de természetesen ezt már az átállást megelőzően meg kell alapozni oktatással és más HR folyamatokkal.

Összefoglalás

A cikkből jól láthattuk, hogy egy egyszerűnek tűnő számlakezelési folyamat mennyi buktatóval jár, amelyek lassítani tudják az üzletmenetet, továbbá extra költségeket és erőforrást igényelnek a vállalat részéről.

Meghatározott és alapos folyamatok nélkül rengeteg hiba lehetőséget rejt ez a megközelítés, a nagy volumenű manuális feladatok miatt, ráadásul megnehezíti a cég alkalmazkodását is a gyorsan változó piaci helyzethez.

Szerencsére már léteznek megoldások, mint például a számlakezelés automatizációja és az Iron Mountain Digitális Mailroom szolgáltatása, melyek leveszik a terhet a vállalatról és az eddig adminisztrációs munkát végző kollégákról. Ezeknek a megoldásoknak köszönhetően a vállalat nemcsak felgyorsíthatja az üzletmenetet, de költséget is csökkenthet és erőforrást is szabadíthat fel, ami hozzájárul ahhoz, hogy a cég reziliensebbé váljon gazdaságilag bizonytalan helyzetekben is.